Личный помощник Генерального директора / Делопроизводитель (Таможенно-логистическая компания)

12 Июля

до 50 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "Нелаев Роман Вячеславович"

Таможенно-логистическая компания "Талор" предоставляет комплексные услуги по организации грузоперевозок и таможенному оформлению. Мы ценим надежность, оперативность и внимание к деталям.

Для Генерального директора компании "Талор" мы ищем ответственного и организованного Личного помощника с функционалом делопроизводителя. Основной фокус – оперативное выполнение личных поручений руководителя, обеспечение порядка в ключевых документах компании и работа с почтовой корреспонденцией. Важно: в обязанности НЕ входит организация встреч/совещаний, командировок, подготовка презентаций или докладов.

Основные обязанности:

Личные поручения Генерального директора:

Выполнение текущих личных поручений и задач по указанию Генерального директора.

Обработка входящей электронной корреспонденции (email) и звонков для ГД: сортировка, приоритезация, информирование, подготовка ответов по поручению.

Помощь в решении административных вопросов, связанных с деятельностью ГД.

Работа с почтой и корреспонденцией (Новый блок!):

Регулярное посещение почтового отделения для отправки и получения писем, бандеролей, заказных писем.

Прием, регистрация и распределение входящей физической почты (письма, счета, официальные запросы и т.д.).

Подготовка исходящей физической почты (комплектование документов, оформление конвертов, заполнение бланков).

Ведение электронного или бумажного реестра входящей/исходящей корреспонденции с фиксацией даты, отправителя/получателя, типа документа, номера, краткого содержания (при необходимости), отметки об исполнении.

Своевременное информирование ГД и ответственных сотрудников о полученной корреспонденции.

Делопроизводство и документооборот (Ключевой блок!):

Сортировка, учет и регистрация входящих и исходящих документов, особое внимание:

- Товарные накладные (ТН)
- Акта выполненных работ/услуг, акты приема-передачи
- Счета на оплату
- Договоры с клиентами и контрагентами.

Прием, проверка комплектности и первичная обработка документов, полученных от водителей.

Организация и поддержание системы хранения документов (электронной и бумажной) для быстрого поиска.

Подготовка документов для подписи Генеральным директором.

Контроль сроков исполнения документов (по необходимости).

Взаимодействие с отделами компании (логистика, бухгалтерия, клиентский сервис) по вопросам документооборота.

Обеспечение сохранности и конфиденциальности документов.

Мы ждем от кандидата:

Опыт работы личным помощником, секретарем, офис-менеджером или делопроизводителем от 1 года.

Обязательное уверенное знание ПК:

Продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel – обязательно; Outlook – базово для почты).

Уверенная работа с интернетом, электронной почтой.

Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) – приветствуется.

Высокая степень самоорганизации, внимательность к деталям и аккуратность (критически важно для работы с документами и почтой).

Ответственность, надежность и исполнительность в выполнении поручений.

Умение работать с большим объемом разноплановых документов и корреспонденции.

Грамотная устная и письменная речь (русский язык).

Дисциплинированность, пунктуальность, готовность к регулярным разъездам на почту.

Умение соблюдать строгую конфиденциальность.

Готовность выполнять рутинные задачи.

Будет преимуществом:

Опыт работы в логистике, ВЭД, таможенном оформлении или смежных областях.

Знание основ документооборота в коммерческих организациях.

Базовое понимание логистической/таможенной терминологии.

Опыт ведения реестров корреспонденции или документов.

Мы предлагаем:

Работу в стабильной и динамичной компании "Талор".

Официальное трудоустройство по ТК РФ.

Конкурентную заработную плату: 50 000 руб. на руки.

График работы: полный день (5/2), с 9:00 до 18:00.

Рабочее место: Пушкино.

Возможность освоить специфику таможенно-логистической документации.

Комфортные условия работы.